La Comunicación Interna [Guía Completa]

La comunicación interna es toda la información que se comparte dentro de una organización, ya sea dentro de una pequeña empresa o en grandes compañías transnacionales.

Para entenderla, debemos tener en cuenta que toda organización está conformada por personas. Ellas se comunican de diversas maneras, a través de diferentes medios y lo hacen todos los días y a todas horas.

En este sentido, una estrategia de comunicación interna es acertada si logramos considerar todos estos factores. Sin embargo, también puede perjudicar a una organización si no la aplicamos como se debe.

Por otro lado, la comunicación interna también comprende el estudio de cómo se comunican los colaboradores de una empresa u organización para poder planificar y ejecutar acciones de comunicación que orienten e influyan en su comportamiento, rendimiento y motivación.

En un siguiente nivel, este tipo de comunicación contribuye a mejorar las actitudes de los empleados en una organización y a identificarlos con la cultura organizacional.

¿Cuáles son los beneficios de la comunicación interna para la empresa?

Entre los principales beneficios de la comunicación interna se encuentran los siguientes:

• Da sentido de pertenencia a la organización. Un empleado que se siente escuchado y comprendido por sus demás compañeros de trabajo es un empleado que va a trabajar satisfecho y en equipo para lograr sus objetivos laborales.
• Reduce los conflictos y mejora el clima laboral. Permite que la resolución de problemas sea más sencilla, ya que se fomenta el entendimiento y la empatía.
• Disminuye los rumores y la inseguridad en el trabajo. Mantiene a los colaboradores enterados de lo que sucede en la empresa, nadie recibe sorpresas y tampoco se generan rumores que causen inseguridad en ellos.
• Mejora la efectividad de la empresa: Mientras más información tengan los trabajadores, mejor será el trabajo que realizan, tanto a nivel individual como en equipo. Los empleados se integrarán con la organización y se comprometerán con ella.
• Permite a la organización responder más rápido ante los cambios. El mundo de las organizaciones es muy cambiante y exige superar muchos retos. Los empleados pueden hacerlo siempre y cuando estén motivados, integrados y organizados adecuadamente para lograrlo.

¿Cuáles son las diferencias entre comunicación interna y externa?

Mientras que la comunicación interna es la información que se comparte dentro de una organización, la comunicación externa es la comunicación con otras organizaciones o individuos que forman parte de públicos objetivos que no forman parte de la empresa.

Entre los públicos de la comunicación externa encontramos a: clientes reales, clientes potenciales, proveedores, aliados, socios, inversionistas, accionistas y la sociedad en general.

En contraste, la comunicación interna se enfoca a los colaboradores de la empresa: trabajadores de todo nivel, gerentes y directores.

¿Qué tipos de comunicación interna existen?

La comunicación interna se clasifica según el flujo de la comunicación. Es decir, la dirección en la cual circulan los mensajes dentro de la empresa:

1. Comunicación descendente:Se trata del tipo de comunicación más utilizado en las organizaciones a lo largo de la historia. Es una comunicación que surge desde los directivos de la empresa (gerentes, jefes) y desciende a los demás empleados a su cargo. Se caracteriza por ser formal, es decir, se emplea para informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa, entre otras cuestiones relacionadas con el trabajo.
2. Comunicación ascendente:Son los mensajes nacen en la base de la organización y llegan a la alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la comunicación descendente.
3. Comunicación horizontal:Es el tipo de comunicación interna que existe entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico en una organización, es decir, la comunicación entre subordinados o trabajadores del mismo cargo. En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, es decir, a través de relaciones de amistad y compañerismo.

Al analizar la comunicación interna de una organización, es indispensable que consideres cada una de estas formas de comunicación para mantener una interacción positiva con tu equipo de trabajo.

Por esta razón, es de suma importancia saberla llevar a cabo eficientemente y conocer las distintas formas de hacerlo.

¿Cuáles son los canales de comunicación interna que nos ayudarán a establecerla correctamente?

Como hemos visto, la comunicación interna tiene un rol de vital importancia en las organizaciones. Existen muchísimas herramientas que pueden ayudarnos a mejorar la comunicación interna en el lugar donde laboramos:

• Medios digitales: Son los más usados actualmente y también los más accesibles debido al uso constante de las nuevas tecnologías de la información. Estos canales incluyen las redes sociales, videoconferencias, intranet corporativa, boletines digitales, blogs, canales de televisión internos, revistas digitales, entre otros.
• Manuales corporativos: Pueden utilizarse en procesos de inducción para nuevos trabajadores o para procedimientos específicos. Esto ayudarán a que los empleados sean eficientes desde el primer día de trabajo.
• Acciones grupales. Los empleados pueden ser motivados con reuniones estratégicas en las cuales se fomente su integración y compromiso con la empresa. Pueden ser desayunos, almuerzos de camaradería, encuentros de comunicación, visitas a gerentes, celebraciones de cumpleaños, aniversarios, paseos recreativos, campeonatos deportivos, entre otros.
• Capacitaciones a gerentes y jefes. Motivar a los líderes de los grupos humanos es indispensable. Se puede lograr a través de programas de coaching, seminarios, cursos, etc;
• Mediciones generales y específicas. Estas evaluaciones son de mucha ayuda para poder conocer el estado de la comunicación interna en la empresa. Puede darse a través de encuestas, diagnósticos, entrevistas, etc.

Además, los medios que puedes utilizar para implementar acciones de comunicación interna varían según el tipo de comunicación interna:

Para el tipo de comunicación descendente, los medios más utilizados son:

• Manual del empleado
• Publicación institucional (revista, periódico, boletín o newsletter)
• Carta al personal
• Reuniones informativas
• Entrevista
• Circulares y correos electrónicos grupales

Para la comunicación ascendente, las herramientas más usadas son:

• Buzón de sugerencias
• Entrevista
• Intranet
• Correo electrónico
• Círculos de calidad
• Reuniones periódicas
• Informes y reportes

Y para la comunicación horizontal, los instrumentos más adecuados son:

• Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
• Sesiones informativas
• Correo electrónico
• Redes sociales
• Reuniones con otras divisiones

Debemos tener en cuenta que, en la actualidad, podemos utilizar herramientas digitales para ahorrar costos y mejorar el rendimiento de nuestro presupuesto.

Por ejemplo, podemos utilizar boletines virtuales para que los directivos informen novedades sobre el negocio. O una red social que contribuya a crear mayores lazos de integración entre empleados, así como compartir información entre compañeros.

Ejemplos de Comunicación Interna

Conozcamos algunos casos de estrategias de comunicación interna premiadas por su desempeño en esta área:

Premio de Comunicación Interna – Estrategia global de social media y entornos digitales

Bankinter fue premiado por el proyecto “Intranet social: Transformación de canales 2.0”, haciendo de la intranet una plataforma 2.0 de contenidos personalizable para sus empleados.

Premio de Comunicación Interna de Empresas en Latinoamérica

Se premió a EMP por su proyecto de boletín telefónico. A través de una llamada de teléfono los empleados que se encontraran en las sedes más remotas de la compañía podían recibir de primera mano toda la información corporativa necesaria.

Premio de Comunicación Interna para la gestión del cambio

El Banco Santander fue premiado por su proyecto “Santander ideas”, una red social interna para fomentar el intercambio de ideas y la colaboración entre los empleados de todas las sedes de la compañía.

Premio de Comunicación Interna – McDonald’s

McDonald’s ha sido premiado por la campaña ‘Desayunos McDonald’s despierta tu sonrisa’, dirigida a los consumidores que desayunan fuera de casa y protagonizada por los empleados de esta empresa.

Con todos estos ejemplos puedes inspirarte y potenciar la comunicación interna en tu empresa. Recuerda que no hay límites para aplicarla y sumando tu creatividad puedes generar muchos cambios positivos en tu organización.