Imagínate lo importante que debe ser una teoría para que sea convertida en carrera.
Al menos, eso es lo primero que pensé cuando escuché sobre esta teoría. Pero no, no es así. La teoría de sistemas y la ingeniería de sistemas son temas aparte.
Ahora, ¿qué tiene que ver todo esto con la comunicación? ¿En qué consiste realmente la teoría general de sistemas? Veámoslo en el siguiente artículo.
¿Qué es la Teoría General de Sistemas?
De acuerdo a Statpac, la teoría general de sistemas fue una propuesta del biólogo Ludwig von Bertalanffy en el año 1928 (sí, hace casi 100 años).
Esta corriente teórica sostiene que un sistema se caracteriza por las interacciones de sus componentes y la no-linealidad en estas interacciones.
Existen dos tipos de interacciones entre sistemas: la comunicación y la transacción.
La comunicación, según esta teoría, es el intercambio de información, mientras que la transacción es el intercambio de energía-materia.
Toda interacción social y organizacional implica ambos tipos de interacciones, o al menos uno.
¿Qué es un sistema?
Un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para el logro de un objetivo determinado. Este objetivo es el factor que integra al sistema.
Su grado de complejidad depende de dos factores: la variedad de elementos y la variedad de relaciones.
Los sistemas pueden tener subsistemas.
Antecedentes
Según Von Bertalanffy, a medida que la tecnología avanzaba, la complejidad de los procesos de producción y comercio también se incrementaba.
Por ejemplo, no era lo mismo dedicarse a elaborar un receptor de radio a vehículos espaciales. Mientras que el primero requería de conocimientos de ingeniería básica especializada, el segundo implicaba laintegración de tecnologías heterogéneas (mecánica, mecánica, eléctrica y química).
Este problema fue uno de los causales de esta teoría.
En este sentido, era necesario que un especialista en sistemas que se encargara de la optimización (a nivel de maximizar la eficiencia y reducir los costos) de estas complejas interacciones.
Orígenes
La publicación de los primeros esbozos de la teoría datan del año 1937 en la Universidad de Chicago. Sin embargo, debido a la Segunda Guerra Mundial, recién en 1969 se publicó y desarrollo esta teoría.
En un sentido histórico, los sistemas datan desde culturas bastante antiguas. A modo de ejemplo, es posible que los sumerios y los mayas hayan tenido un pensamiento sistemático.
Principios
A continuación te presentamos los principios de este modelo teórico, según Von Bertalanffy:
- Los sistemas complejos comparten principios organizacionales básicos (estructurales) sin importar mucho su propósito.
- Estos principios organizacionales pueden ser objeto de modelos matemáticos.
- Existe una tendencia general hacia la integración de ciencias naturales y sociales.
- Tales integraciones parecen estar centradas en la teoría general de sistemas.
- Esta teoría puede tener una relevancia significativa para teorías relacionadas a temas científicos no-naturales.
- Al desarrollar principios unificadores, esta teoría nos acerca al objetivo de la integración científica.
- Esta corriente nos puede llevar a una altamente necesitada integración de la educación de la ciencia.
Entradas, procesos y salidas
Todo sistema posee entradas, las cuales pueden ser materiales, información o capital humano. Estas entradas son los ingresos del sistema y le suministra lo que necesita para funcionar.
El proceso es lo que transforma una entrada en salida. Puede ser una persona, un química, un procedimiento tecnológico, entre procesos.
Las salidas son los resultados finales del sistema. Estas pueden ser productos, servicios, entre otros. Se les conoce como el objetivo del sistema.
Todo sistema, también, está relacionado a su contexto y puede ser afectado o afectar a éste.
La retroalimentación del sistema implica que las salidas generan nuevos ingresos al sistema. Por ejemplo, vender autos (salidas) para solventar pagos de trabajadores y compra de metales (ingresos).
Tipos de Sistemas
Existen dos tipos de sistemas:
- Sistemas abiertos: Son aquellos que intercambian información con su medio ambiente (contexto). Influencian y son influenciados por este contexto.
- Sistemas cerrados: Son sistemas que solo intercambian energía, pero no materia con el medio que lo rodea.
Finalidad
De acuerdo a este mismo autor, esta teoría tiene como objetivo crear una ciencia general de los “sistemas integrales”, para lo cual Von Bertalanffy consideraba como vagos, difusos y equivocados los conceptos que se conocían de este tema.
En un nivel detallado, este investigador buscaba superar la superficialidad científica y alcanzar una metodología integradora.
De hecho, consideraba que se podrían formular principios válidos para todos los “sistemas” en general.
Características
Según BusinessDictionary, a diferencias de otras teorías como el funcionalismo, la teoría general de sistemas se caracteriza por su enfoque en la estructura de un sistema antes que sus funciones.
Sobre los sistemas, los caracteriza de la siguiente manera:
- Un sistema como un todo es diferente a la suma de sus unidades.
- El cambio de una unidad tiene consecuencias en otras unidades.
- Las relaciones entre unidades del sistema son espontáneas.
- Todo sistema tiene su propio orden.
- Las unidades de un sistemas están interrelacionadas entre sí cuando están ordenadas. Sin embargo, el desorden entre unidades las lleva a la entropía.
Ejemplos
A continuación veamos algunos ejemplos prácticos:
- Una empresa que fabrica lapiceros, recibirá grandes cantidades de plástico, lo transformará y venderá los diferentes lapiceros que produce.
- En marketing, a medida que los procesos se vuelven más complejos se requiere de profesionales que integren procesos para su automatización y optimización. Por ejemplo, es necesario de un especialista que integre el sistema de chatbots y el sistema de registro de leads, o las nuevas consultas de correos a un chat grupal tipo Slack.
- En nuestro centro de labores podemos ver que existen sistemas dentro de sistemas (subsistemas). Por ejemplo, una gerencia comercial puede contener áreas de marketing, ventas, publicidad y atención al cliente. Cada área puede tener sistemas aún mucho más pequeños. Para ventas, puede existir una sub-área de ventas por teléfono, ventas en módulos y ventas a empresas.
Conclusiones
Como hemos visto, la integración de procesos altamente especializados es altamente relevante. En el caso de los comunicadores, debemos saber que gestionar procesos complejos es una tarea que no podemos descuidar.
En algún momento tendremos un equipo a cargo y debemos saber cómo optimizar procesos para alcanzar las metas indicadas. Por ejemplo, si necesitamos preparar un afiche publicitario, es indispensable que coordinemos con diseñadores, redactores, clientes, proveedores, empresas de impresión, el área administrativa, nuestros jefes, entre otros.
En mi caso particular, optimizar procesos ha sido la base para mejorar el rendimiento de mi equipo. Existen muchas herramientas y programas que permiten integrar procesos y, en el mediano plazo, automatizarlos. La teoría de sistemas te brinda esa base: evaluar las entradas, procesos y salidas te permite elaborar propuestas para aumentar la eficiencia de ciertas tareas.
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