Guía Completa sobre la Comunicación Informal [2019]

Definición

La Comunicación Informal es un tipo casual, imprevisto y no oficial de comunicación. En este tipo de comunicación, la información se intercambia espontáneamente y sin ajustarse a las reglas oficiales prescritas, las guías organizacionales, las formalidades y la jerarquía de mando.

Este tipo de comunicación se basa en las relaciones personales o informales tales como amigos, compañeros, familia, miembros del club, etc. Por lo tanto, están libres de las reglas convencionales que, generalmente, mantienen las empresas, institutos, entidades públicas, entre otras.

También, no suele tener un canal de comunicación definido, dado que la información puede fluir desde cualquier lugar. A menudo dicha comunicación surge de las relaciones sociales que un individuo crea con otras personas sobre la base de intereses, gustos o disgustos comunes.

El Business Dictionary la define como:

Una forma casual de compartir información que se usa típicamente en conversaciones personales con amigos o familiares. Dentro de un ambiente de negocios, la comunicación informal puede ser observada en conversaciones, correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas entre los empleados que socializan.

Por supuesto, la comunicación informal puede ocurrir en el mismo espacio y tiempo que la comunicación formal, como en una sala de reuniones privada durante una pausa o una sección de preguntas.

Según Bartol y Martin, “la comunicación informal es la que tiene lugar sin tener en cuenta los requisitos jerárquicos u organizacionales”.

Según Bovee y sus asociados, “La comunicación informal es el flujo de información que sobrepasa la estructura organizativa formal y la relación jerárquica o de información”.

Características de la Comunicación Informal

La Comunicación Informal posee las siguientes características:

  1. No es oficial: Una red de comunicación informal no sigue ninguna regla o formalidad.
  2. No está controlada: La dirección de la empresa u organización no pueden manejar este proceso comunicativo, puesto que son los propios empleados quienes se encargan de controlarla y direccionarla.
  3. Parece ser más confiable: Existe una fuerte creencia de que la comunicación informal contiene información más confiable que la recibida de la alta gerencia. No obstante, los rumores suelen contener información falsa.
  4. Flexibilidad: Este tipo de comunicación se adapta a muchos más canales que los determinados en la comunicación formal.
  5. Es más oral: Se suele utilizar más la comunicación oral.
  6. Es rápida: Se transmite a una alta velocidad, especialmente cuando se trata de chismes o rumores en el lugar de trabajo.
  7. Suele distorsionarse: Muchas veces se tienden a exagerar los hechos o mucha información valiosa se omite en su transmisión.
  8. Influyente: Este tipo de comunicación tiende a generar cambios actitudinales de las personas, mucho más en comparación a la comunicación formal.
  9. No tiene necesidad de rendición de cuentas: El intercambio de mensajes en la comunicación informal está exento de responsabilidad ante la autoridad o los altos ejecutivos de la organización.
  10. Es espontánea: No suele planificarse, sino que ocurre de forma casual.

Importancia de la Comunicación Informal

La comunicación informal, como ya se ha dicho, se trata de relaciones.

Si la empresa fomenta adecuadamente una cultura de buena voluntad y relación, las discusiones informales pueden crear solidaridad y fortalecer los equipos.

Sin embargo, una de las razones más importantes por las cuales la comunicación informal es crítica para las empresas es por que permite a los empleados dar retroalimentación a sus superiores.

Facilita la acción de la interfaz ascendente y permite que la mensajería vaya en ambos sentidos de manera eficiente.

Cuando los empleados tienen la oportunidad de comentar informalmente sus experiencias en la empresa, vuelven a poner la pelota en el campo de la alta dirección para mejorar y satisfacer sus expectativas. Esta acción conduce, paralelamente, a una mayor moral de los empleados.

Además, la comunicación informal puede surgir donde terminan las discusiones formales. Un gran ejemplo de ello es la resolución de conflictos. Muchas veces una charla amistosa puede prevenir problemas mayores.

Tipos de Comunicación Informal

Existe cuatro tipos diferentes de comunicación informal:

1. Una sola hebra (rumor): Una persona comunica cierta información a una persona. Esta última se va y comunica el mismo mensaje a otra persona. La información viaja de una persona a otra.

single strand chain

2. Gossip Chain: Conversación en grupo en la que todos se hablan de manera informal.

Cluster Chain

3. Cadena de probabilidad: Cada individuo le dice al azar a otro individuo el mismo mensaje.

Probability Chain

4. Cadena del racimo: Una persona comparte información con un grupo de individuos seleccionados y a su vez cada uno de ellos comparte esa información con otros.

Gossip Chain

Todos estos diferentes tipos de comunicación informal se refieren a cómo fluye la información entre los empleados fuera de un escenario de reunión profesional y formal.

Ventajas y Desventajas de la Comunicación Informal

Por su naturaleza, la comunicación informal es casual y despreocupada, mientras que la comunicación formal puede parecer fría y distante.

Ambos tipos de comunicación son importantes para el lugar de trabajo, pero la comunicación informal es beneficiosa porque puede apaciguar las diferencias entre departamentos y crear un sentido de pertenencia.

La comunicación informal es amigable y acogedora, y es una gran señal de que alguien tiene un amigo en la compañía.

Es una ventaja para las empresas porque si los empleados tienen amigos con los que comunicarse, disfrutarán más de su trabajo, lo que puede aumentar la productividad. En el mejor de los casos, también puede impulsar la innovación en las empresas.

En situaciones disciplinarias también puede ser de gran utilidad. Si un empleado no cumple con los estándares requeridos, o con frecuencia llega tarde, una charla informal a menudo puede resolver el problema. Simplemente tener una conversación tranquila con alguien puede resolver un problema sin tener que pasar por vías formales o sancionadoras.

Una desventaja de la Comunicación Informal es que no es oficial y, por lo tanto, no puede ser controlada totalmente por la empresa.

La información no oficial o no confirmada puede extenderse a los empleados, lo que conduce a la desinformación masiva.

Sin embargo, cuando no se centra en rumores falsos, puede haber algunos efectos positivos de las conversaciones e interacciones informales entre colegas.

Un gran beneficio de la comunicación informal es que los empleados tienen a alguien (un amigo o compañero de confianza) a quien acudir cuando no entienden un aspecto del negocio. Es una excelente manera para lograr que los empleados se sientan conectados y se mantengan al tanto de cómo funciona el negocio.

Diferencias entre la Comunicación Formal y la Informal

Los siguientes puntos son sustanciales en lo que respecta a la diferencia entre la comunicación formal y la informal.

  • La comunicación formal también se conoce con el nombre de “comunicación oficial”. La comunicación informal también se conoce con el nombre de “rumores” o “chismes”.
  • En la comunicación formal, la información debe seguir una cadena de mando. Por el contrario, la comunicación informal implica un flujo libre y en cualquier dirección.
  • En la formal, se mantiene el secreto total, pero en el caso de la comunicación informal, el mantenimiento del secreto es una tarea muy difícil.
  • La formal suele ser escrita, mientras que la informal tiende a ser oral.
  • La comunicación formal es lenta y tarda mucho tiempo en ser transmitida en comparación con la comunicación informal, que se caracteriza por ser rápida.
  • La formal es más fiable que la comunicación informal.
  • La comunicación formal ha sido diseñada por la organización. La comunicación informal se inicia por un impulso y es improvisada.
  • En la comunicación formal, las pruebas documentales están siempre disponibles. Por otra parte, en el caso de las comunicaciones informales, los documentos justificativos no están disponibles o no existen.

Comunicación Informal en el lugar de trabajo

La Comunicación Informal suele presentarse en diversos espacios de trabajo como oficinas, pasillos, ascensores, reuniones de integración, entre otros.

Es de naturaleza no oficial y se basa en las relaciones sociales informales que se forman en un lugar de trabajo fuera de la jerarquía normal de la estructura empresarial.

Por esta razón, se sostiene que la comunicación informal traspasa fronteras, al punto de incluso tener lugar entre directivos y operarios de la empresa.

Al ser menos formal y más personal, contribuye a mejorar la moral de los empleados y puede fomentar el sentimiento de pertenencia en los empleados.

Ahora, es importante aclarar que la comunicación informal no sigue ninguna regla o política predeterminada.

Un ejemplo bastante claro de comunicación informal en el trabajo es cuando un empleado interactúa con otro empleado de manera casual e improvisada. Pueden hablar sobre algún partido de fútbol o sobre algún cambio en la política de la empresa.

Retos de la Comunicación Informal

1. Los rumores pueden propagarse rápidamente

Si bien la comunicación informal es excelente para crear relaciones y producir unidad entre el personal, esos mismos flujos de comunicación también pueden presentar oportunidades para que se propaguen los rumores.

Debido a que el intercambio de información no está predeterminado o controlado, esto implica que los rumores sean altamente probables. Esto significa que otros empleados pueden estar recibiendo información incorrecta sobre procedimientos, cambios críticos o políticas de sus colegas o gerentes.

2. Falta de control

La comunicación informal es imposible de controlar.

No está afiliada a canales aprobados por la dirección y, por lo tanto, no obedece necesariamente las mismas reglas de mensajería que la comunicación formal.

Como resultado, podrían estar ocurriendo asuntos problemáticos como el acoso, la intimidación o el intercambio de información delicada.

Si un empleado no alerta a la gerencia sobre estos problemas, será imposible para los directivos conocer y detener cualquier problema.

3. Un aumento en el conflicto

Al igual que en cualquier entorno, al interactuar los seres humanos entre sí, un conflicto tiene mayores posibilidades de ocurrir. Puede generar competencia negativa entre empleados o departamentos o problemas entre superiores y subordinados. A su vez, esto puede disminuir o detener la productividad.

4. Contradice las comunicaciones formales

La comunicación informal puede contradecir directamente la información enviada desde canales predefinidos.

Alguien puede decir que escuchó algo diferente al memorándum oficial enviado por la alta gerencia, o un gerente puede confundir las comunicaciones formales y proporcionar una explicación inexacta a un empleado con una pregunta.

La alta dirección puede dictar cuándo y cómo fluye la mensajería desde sus canales, pero no puede determinar cómo se interpretan o difunden esos mensajes a los demás.

5. Falta de secreto

Una vez más, la falta de control aumenta la posibilidad de que los secretos de empresa viajen.

Una promoción rumoreada, la próxima jubilación o el advenimiento de un nuevo producto que aún no ha sido lanzado a todas las partes de la compañía puede ser filtrado a otros que no necesitan saberlo.

Esto puede dañar potencialmente el lanzamiento de una nueva marca o incluso quebrantar la confianza de los empleados.

Ejemplos

1. El gerente llama a un empleado a su oficina y habla con él para hablarle sobre temas relacionados con el trabajo oficial. Se corre el rumor de que el empleado será promovido a un puesto más alto, ignorando la promoción de otros empleados.

2. Los empleados de una empresa han llegado a conocer el monto de utilidades anuales a través del departamento de contabilidad. Uno de los empleados dentro de la empresa esparce el rumor de que las utilidades serán muy altas.

3. Debido al retraso en el suministro y a la escasez de materias primas, el trabajo en una fábrica se ha interrumpido durante unos días. Los trabajadores corren el rumor de un posible cierre de la empresa.

La comunicación informal forma parte del proceso de organización. Un análisis adecuado y una aclaración adecuada de la comunicación informal serán útiles para hacer su uso hacia la eficiencia de la organización.

Referencias

https://www.bamboohr.com/hr-glossary/informal-communication/

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