La Comunicación Administrativa

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La comunicación es una habilidad esencial que abarca la lectura, la comprensión oral, el habla y la escritura. La Comunicación Administrativa engloba funciones como la correspondencia comercial (como memorandos, notificaciones, informes y cartas), hablar en reuniones y presentaciones (u otro tipo de eventos) y escuchar a todos los niveles de empleados, compañeros de trabajo y superiores para así ser productivos y eficaces en nuestras labores.

Características de la Comunicación Administrativa

La Comunicación Administrativa, también relacionada a la Comunicación Empresarial, posee características únicas que reflejan su estructura y objetivos. Por ejemplo, la comunicación interna en un empresa puede fluir hacia arriba, hacia abajo u horizontalmente entre emisores y receptores.

Algunos ejemplos de procesos comunicacionales que fluyen hacia arriba son los informes y las propuestas. Las comunicaciones que fluyen hacia abajo son políticas y directivas. El flujo de comunicación horizontal se presenta entre grupos de trabajo o individuos que necesitan compartir información o ayudarse mutuamente.

Funciones de la Comunicación Administrativa

Las cuatro funciones básicas de la Comunicación Administrativa en relación a los participantes del comunicacional son son: 1) la comprensión del receptor, 2) la respuesta del receptor, 3) una relación favorable y 4) la buena voluntad de la organización.

Por otra parte, si nos enfocamos en aspectos organizacionales, este tipo de comunicación comprende las siguientes funciones:

  • Alcanzar las metas organizacionales trazadas en el corto, mediano y largo plazo
  • Lograr que los trabajadores, subordinados y colaboradores entiendan lo que se les quiere informar.
  • Fomentar la eficacia y eficiencia del trabajo.
  • Desarrollar la cooperación entre los colaboradores para incrementar su productividad.

Los mensajes deben ser claros para que el receptor entienda lo que el remitente está comunicando y se le pida que responda apropiadamente. Los remitentes tienen la responsabilidad de construir relaciones favorables y buena voluntad para sus compañías a través de comunicaciones profesionales positivas.

Barreras en la Comunicación Administrativa

La Comunicación Administrativa en una organización puede fracasar si no se detectan y eliminan las barreras comunicacionales. Estas pueden presentarse en cualquier parte del proceso comunicacional. Algunas barreras comunes incluyen la mala elección de palabras para expresarnos, o la inadecuada gramática, ortografía y puntuación que podríamos utilizar en textos.

Si el mensaje no es claro y preciso, es posible que los receptores malinterpreten el significado de nuestros mensajes y ello podría derivar en confusiones y conflictos. Otras barreras de comunicación más sutiles son la falta de interés de los receptores, la dificultad del lenguaje (por ejemplo, jergas profesionales) y los prejuicios (sociales, culturales).

Reflexiones finales

Muchas empresas descuida el aspecto comunicacional en sus procesos, pues se piensa que esta no necesita ser atendida como el resto de la organización. Sin embargo, existen razones importantes para que la comunicación, especialmente desde la gerencia, sea tomada en cuenta.