La Comunicación Formal [Guía Completa]

1. Definición

La Comunicación Formal es un tipo de comunicación que está desarrollado para ser transmitido a partir de reglas, estándares y procesos profesionales y que, al mismo tiempo, evita utilizar terminología coloquial o inculta.

También, se le considera como elintercambio oficial de información que fluye entre los diferentes niveles de una estructura organizacional, a su vez que se rige sobre las determinadas políticas y regulaciones de una organización en particular.

2. Características de la Comunicación Formal

Entre las principales características de la Comunicación Formal se encuentran las siguientes:

• Puede ser escrita u oral. Mientras que algunas coordinaciones diarias pueden requerir de conversaciones sencillas, otros tipos de acuerdos requieren de la comunicación escrita para ser llevados a cabo (como documentos, memos, cartas, entre otros).
• Parte de relaciones formales. Este tipo de comunicación se caracteriza por encontrarse en organizaciones donde las relaciones entre los empleados son formales y han sido establecidas previamente por la organización.
• Implica protocolos preestablecidos. Ello implica que esta comunicación debe pasar por determinadas rutas. Por ejemplo, generalmente, un subordinado debe coordinar con su jefe directo antes de hablar con el jefe de éste. Ciertas cartas deben ser dirigidas a altos mandos de la organización.

3. Ventajas de la Comunicación Formal

A continuación te presentamos las principales ventajas de la Comunicación Formal:

3.1. Mantenimiento de la Autoridad y Responsabilidad

En la Comunicación Formal, la autoridad de los gerentes, supervisores y jefes se mantiene por sobre sus subordinados. Esta jerarquía se transmite de los niveles más altos hacia los más bajos.

3.2. Comunicación Auténtica y Original

La Comunicación Formal asegura la autenticidad y la originalidad de los mensajes debido a que los emisores son los responsables principales de su emisión. Gracias a esto, los rumores y chismes son minimizados en la organización.

3.3. Comunicación libre de errores

El uso de canales formales se lleva a cabo a través de reglas establecidas y regulaciones dadas. Por esta razón, existen riesgos bastante bajos de cometer errores o generar confusiones en nuestra emisión de información.

3.4. Uniformidad de la información

Este tipo de comunicación asegura una comunicación uniforme en la diseminación de la información. La ambiguedad de los mensajes es resuelta y los malos entendidos también son evitados en su mayoría.

3.5. Archivo permanente

En la Comunicación Formal, un completo y permanente record de las comunicaciones entre superiores y subordinados en archivado (en emails, actas, grabaciones) para ser usados como referencia en cualquier momento.

4. Desventajas de la Comunicación Formal

A continuación te presentamos las principales ventajas de la Comunicación Formal:

4.1. Pérdida de tiempo

La comunicación hacia altos ejecutivos o gerentes de la organización por lo general implica procesos formales bastante engorrosos y poco prácticos que pueden llevar a los emisores del mensaje a perder mucho tiempo en llevar un mensaje.

4.2. Sobrecarga laboral

Por lo general, este tipo de comunicación implica una carga laboral adicional para los empleados, ya que deben seguir reglas y lineamientos comunicacionales específicos.

4.3. Distorsión del mensaje

A veces la distancia organizacional entre el emisor y receptor es tan larga que la información debe pasar a través de varias personas antes de que llegue a su destino. En estas ocasiones, no solo se pierde valioso tiempo, sino que el mensaje puede cargarse de confusiones.

4.4. No hay toque personal

Mayormente, la comunicación formal se expresa de forma impersonal. En varias ocasiones esto implica que la comunicación carezca de tacto humano y compromiso.

4.5. Actitudes autoritarias

En el caso diario, el emisor puede tener una alta autoridad y el receptor una muy baja. Dado que las órdenes de los superiores pueden no ser desobedecidas, ello tiende a crear un clima de autoritarismo en la organización.

4.6. Poca flexibilidad

Los cambios en los acuerdos realizados a través de canales formales son bastante engorrosos y a veces imposibles.

5. Formas de la Comunicación Formal

En este tipo de comunicación se presentan las siguientes formas:

5.1. Comunicación Descendente

La Comunicación Descendente se presenta cuando la información pasa del nivel gerencial al nivel subordinado. Esta es la forma más común de Comunicación Formal: las personas que ocupan los puestos más altos en la organización hasta las personas de los niveles más bajos.

Incluye principalmente órdenes e instrucciones y puede ser escrita u oral dependiendo de la importancia del mensaje, así como del estado de las personas involucradas en el proceso de comunicación. Informes, correos electrónicos, cartas, manuales, etc. éstas son las herramientas de comunicación más utilizadas en esta forma de comunicación.

5.2. Comunicación Ascendente

La Comunicación Ascendente se presenta cuando el mensaje pasa del nivel subordinado al nivel directivo. Aquí, la comunicación fluye hacia arriba, es decir, de los subordinados a los gerentes en forma de solicitudes, informes, sugerencias, quejas e instrucciones.

5.3. Comunicación Horizontal o Lateral

La Comunicación Horizontal se presenta cuando los colaboradores dentro de un entorno organizacional presentan diferentes áreas de responsabilidad, pero al mismo nivel en la organización se comunican entre sí. La comunicación entre los responsables de un departamento diferente, como marketing, finanzas, producción, RRHH, es el mejor ejemplo de comunicación horizontal. Un ejemplo de este tipo de comunicación son la reuniones entre gerentes.

5.4. Comunicación Diagonal

Cuando los empleados de diferentes departamentos en diferentes niveles se comunican entre sí independientemente de la cadena de mando, entonces se dice que la comunicación es diagonal o transversal. La comunicación entre el jefe de planta y el equipo de ventas es el ejemplo de comunicación diagonal.

6. Diferencia entre Comunicación Formal e Informal

Existen cinco diferencias clave entre ambos conceptos:

– Credibilidad: La Comunicación Formal suele ser más confiable por ser oficial. La Informal, en cambio, posee menos credibilidad y no tiene algún sustento o respaldo.

– Rapidez: La Comunicación Formal es lenta y, a veces, debido a procesos burocráticos. En cambio, la Informal es rápida e incluso instantánea.

– Consumo de Tiempo: La Comunicación Formal requiere de muchos procesos antes de terminar el flujo, mientras que la Informal requiere de pocos procesos.

– Flujo de Información: En la Comunicación Formal existen canales predefinidos, mientras que en la Informal, loa mensajes flujyen libremente.

– Confidencialidad: La Comunicación Formal mantiene un claro contexto de privacidad, mientras que la Informal tiende a romper este tipo de barreras.

7. Ejemplos de la Comunicación Formal

• Memorándums
• Sistema de Intranet
• Reuniones de Directorio
• Conferencias
• Sesiones Uno a Uno
• Boletines
• Cartas de presentación
• Presentaciones
• Discursos
• Boletines de noticias
• Blogs organizacionales
• E-mails corporativos

8. Redes formales de la Comunicación

Son aquellas redes que permiten la transmisión de mensajes formales dentro de una organización.

Por lo general, suelen ser verticales y siguen una línea de autoridad de acuerdo a lo establecido.

Un clásico ejemplo se presenta cuando un jefe brinda instrucciones a sus empleados, comunicándoles la orden mediante un correo electrónico.

Otro caso típico es cuando un empleado pude información a otra área a través de una solicitud formal firmada por su jefe.

Fuentes

• Comunicación Formal. Cómo controlar los rumores en la empresa. Andrés Míngues Vela. https://reunir.unir.net/bitstream/handle/123456789/4176/Rumores.pdf?sequence=1
• Unidad Temática II. Tipos de Comunicación. Ángela Hernández Ríos. https://licangelahdez.files.wordpress.com/2014/01/unidad-ii-tipos-de-comunicacion-eoeii.pdf
• El valor de las redes, los canales y las comunicaciones informales en la empresa. Alejandro Formanchuk. https://factorhuma.org/attachments_secure/article/1294/Comunicacion_informal.pdf
• Descripción de las relaciones comunicacionales formales e informales en organizaciones de salud pública: el caso de un establecimiento hospitalario chileno