La Gestión de la Comunicación

En un entorno empresarial existen diferentes formas y niveles de gestión: desde la gestión del capital humano por parte del Área de Recursos Humanos hasta la gestión de almacenes que realiza el Área de Logística.

Uno de estos niveles es la gestión de la comunicación. Pero, ¿qué retos y desafíos supone? ¿Por qué un profesional de las comunicaciones debería preocuparse por saber gestionar? ¿Cuáles son los errores típicos en esta administración?

Estas y otras preguntas las resolveremos en este artículo.

¿Qué es la gestión de la comunicación?

Es el conjunto de estrategias, tácticas y operaciones que ejecutan, distribuyen y administran los activos y recursos de un área o departamento de comunicaciones.

Entendemos a las estrategias, tácticas y operaciones como situaciones proyectadas que guían un manejo determinado de estos activos y recursos. Por ejemplo, la operación de “publicar un nuevo post en Facebook cinco veces a la semana” está sujeto al uso de recursos como las redes sociales, al tiempo de un Community Manager y a la supervisión de un Jefe o Coordinador de Comunicaciones.

Con relación a la ejecución, distribución y administración de recursos y activos, nos referimos a dos aspectos clave en la gestión de la comunicación: la gestión de personal y el control de presupuestos.

Distribuir adecuadamente las tareas del día es solo la punta del iceberg. Un gestor de la comunicación también debe responder por aspectos económicos internos a su área (salario de personal, distribución de pauta publicitaria y acuerdos con proveedores),

En este sentido, gestionar es bastante diferente a estar especializado en alguna capacidad más técnica o específica (como Google Ads, SEO, Creación de Contenidos Digitales).

Objetivos de la Gestión de la Comunicación

Para entender mejor este concepto, veamos algunos objetivos:

1. Optimizar los procesos comunicacionales

Implica coordinar esfuerzos para ejecutar un mismo trabajo o tarea en menos tiempo, y manteniendo o mejorando la calidad de la actividad.

Por ejemplo, en lugar de recopilar manualmente las estadísticas de las publicaciones en redes sociales, muchas áreas de comunicación desarrollan reportes automatizados para ahorrar horas hombre y evitar errores humanos.

Ahora, esta optimización no necesariamente debe ser tecnológica.

Con práctica constante y mejoras técnicas, la elaboración de una pieza gráfica podría demorar de dos horas a una hora y media.

Es responsabilidad del gestor el manejo de los tiempos de respuesta del equipo de trabajo, de modo que sea posible incluso medir su desempeño.

2. Supervisar y mentorear al equipo de trabajo

Otro objetivo es asegurar que todos los miembros del área cumplan con sus funciones.

Un gestor se encarga de validar que todo el personal cumpla con sus tareas. Por ejemplo, cuando un jefe asigna a un diseñador que elabore tres anuncios para publicitar los servicios de la empresa.

La supervisión va más allá de saber qué hace el área, también involucra aspectos emocionales como evitar conflictos entre compañeros o mediar altercados.

Por su parte, la mentoría está orientada al desarrollo profesional de cada uno de los trabajadores del área.

Aunque este no es un objetivo típico, lo ideal es que el gestor pueda ayudar a sus subordinados a aprovechar su potencial humano.

3. Alinear los objetivos organizacionales a los objetivos de comunicación

Parte de gestionar es estar atento al contexto que nos rodea. Es decir, del mercado, la industria o sector donde estamos trabajando.

Es distinta la comunicación de un consultorio dental y la de una constructora. O si comparamos a las ONG y las MYPES, nos encontraremos con necesidades y objetivos radicalmente diferentes.

Ante esta situación, es necesario que exista una clara comprensión de qué busca, quiere o necesita la organización (sea una empresa u organización sin fines de lucro).

Por ejemplo, una MYPE podría tener como principal prioridad aumentar sus ventas lo máximo posible en el menor período de tiempo, mientras que una gran corporación podría darle mayor prioridad a aspectos como su imagen de marca o incluso su comunicación interna.

Errores típicos en la Gestión de la Comunicación

Aprendamos un poco lo que un gestor no debería hacer.

1. Desconocer tecnologías digitales

Muchas tareas que antes tomaban muchas horas de trabajo, ahora se hacen en cuestión de minutos. O también, muchos servicios que antes costaban demasiado, ahora son gratuitos.

Por ejemplo, enviar e-mails masivos. Antes se enviaban 50 cada hora para no pagar algún costoso gestor de mailing. Ahora, hay servicios online que permiten hasta 1,000 al mes con costo cero (Mailerlite).

Ignorar este tipo de avances puede restringir u obstaculizar los objetivos de optimización de procesos.

Si bien uno no debe conocerlo todo, es importante que el gestor se apoye en los miembros de su equipo para estar al día de lo último.

2. Tercerizar sin cuidado

“Uno no delega sin conocer qué esta delegando”.

Entre los grandes problemas de gestión que encontraremos está la tercerización desmedida, poco planificada e ineficaz.

Es común que muchas áreas contraten servicios a agencias que cobran demasiado por trabajos de mala calidad.

Un video mal editado o una campaña de bajo rendimiento son ejemplos claros de productos de terceros (freelancers, consultores, agencias) que no presentan errores debido a problemas de gestión: desconocimiento, poca o nula evaluación de proveedores, falta de referencias, no establecimiento de entregables, corta experiencia gestionando estos productos.

3. Burocratizar los procesos

Por último, el ejecutar procesos innecesariamente complejos es una de las grandes trabas en el día a día.

Si un Community Manager necesita validar una pieza gráfica con cuatro o cinco personas, puede llegar a sentirse frustrado por tantas correcciones y modificaciones para una sencilla publicación.

Incluso, este tipo de acciones tienden a desmotivar al personal y a volverlos reactivos ante los cambios.

Gestión de la Comunicación Interna

La Comunicación Interna es uno de los activos más valiosos de nuestra organización.

Dada su importancia para la mejora del bienestar humano y el fortalecimiento de la cultura organizacional, es necesario que exista un manejo adecuado de los recursos asignados.

Por esta razón, la gestión de la comunicación enfocada en los trabajadores de las organizaciones requiere de un proceso de planificación y ejecución.

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