Muchas veces, ante una agenda recargada, los que somos (o hemos sido) jefes llegamos a la oficina con mil cosas en la cabeza y varias comisiones pendientes. Nuestro equipo se vuelve, entonces, como una familia, donde se espera que todos colaboren, sean solidarios y formen parte del engranaje organizacional. Se trata, claro, de una situación ideal en la que los tiempos y la eficiencia cobran vital importancia en el cumplimiento de los objetivos trazados.
De pronto, algo falla, un elemento en esta “máquina sincronizada” (nuestra área) deja su lugar. Nos comunican que no podremos contar con uno o más practicantes por temas de presupuesto. ¿Qué hacer ahora? ¿A quién delegar las funciones que estos jóvenes entusiastas y ávidos de aprender cumplían a cabalidad? No solo es una situación que debe resolverse pronto, sino que también supone un desafío de gestión que pone a prueba nuestra capacidad de adaptación ante momentos de crisis..
Lo inmediato es establecer prioridades y redistribuir las funciones entre el personal disponible. En este nuevo escenario, los plazos igual deben ser cumplidos y, de retrasarnos en alguna tarea o actividad, lo ideal es que ésta no sea tan relevante. Por ejemplo, mantener la captación de nuevos leads puede ser más importante que postear todos los días en Instagram .
Lo segundo, y es lo que realmente marca la diferencia entre jefes eficientes y jefes anticuados, es la optimización de procesos. Hoy en día existen herramientas digitales que solucionan de forma altamente eficiente problemas ligados a, por ejemplo, comunicación de equipos en tiempo real (Slack), programación de contenidos sociales (Hootsuite, Metricool), gestión de tareas y proyectos (Trello, Asana), integración de plataformas digitales (Integromat, Zapier), entre muchas otras.
El éxito en la mejora de procesos en situaciones críticas es decidir de forma rápida y estratégica cuál de estas labores se ajusta a la necesidad más prioritarias de la empresa y cómo proceder para resolverla eficazmente.
¿Tienes un equipo que sigue siendo amplio? Utiliza Slack para crear canales de conversación sobre diferentes cuentas, proyectos, objetivos. En Todo sobre Comunicación nos dividimos así: Canal general, Redacción, Editorial y Cursos.
¿Tienes que publicar muchos contenidos en varias redes sociales? Hootsuite es una de las plataformas más utilizadas por agencias para programar una gran cantidad de contenidos en plataformas como Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, y muchas más.
¿Manejas una cantidad media de leads (más de 30 al día) que provienen de diferentes fuentes (Facebook Ads, Google Ads, sitio web)? Integromat te permite ahorrar mucho tiempo de trabajo al permitir que toda esta data se compile en un solo lugar (en nuestro caso, utilizamos una hoja de cálculo de Google Sheet).
Por último, Trello (o Asana) son herramientas que permiten fácilmente gestionar tareas y proyectos. Puedes utilizar etiquetas para definir cuáles son de prioridad, definir plazos de entrega, asignar personal a determinados pendientes, adjuntar imágenes y más.
En conclusión, ante una situación de reducción de personal, lo más adecuado es establecer prioridades para luego empezar a optimizar procesos. Por otro lado, es ventajoso seleccionar personal autodidacta y con una adecuada predisposición al aprendizaje, ello para que puedan hacerse cargo de tareas no ligadas directamente a su puesto, pero que contribuyen al buen funcionamiento del área. Cuando un equipo funciona de manera cohesionada y está liderado por un jefe con visión, las crisis internas son más manejables y fáciles de resolver.
