Gestionar la comunicación en una empresa o institución implica manejar un presupuesto determinado y validado por los altos directivos de esta organización.
En este artículo veremos algunos puntos generales para establecerlo adecuadamente en un área o departamento de comunicaciones.
Importante: Cada organización y cada sector tiene necesidades y objetivos particulares. Por esta razón, muchas empresas pueden requerir definir puntos adicionales o restarlos.
Salarios de Personal
Lo primero es definir lo que gana cada trabajador del área de comunicaciones.
Por ejemplo, podemos tener los siguientes salarios mensuales:
- Jefe de Comunicaciones: $ 2,200
- Asistente de Comunicaciones: $ 1,000
- Practicante de Comunicaciones: $ 300
Al menos en Perú y en varios países de Latinoamérica, una fórmula rápida y aproximada para tener un presupuesto estimado de personal, es sumar el salario de todo el personal y multiplicarlo por 15.
En este caso, el salario total mensual sería $3,500, el cual, multiplicado por 15 sería $52,500
Pero, ¿por qué multiplicarlo por 15 si el año solo tiene 12 meses? Pues, debemos considerar tres salarios adicionales (dos salarios por gratificaciones y uno por Compensación de Tiempo de Servicios).
En coordinación con el área de Compensaciones, Contabilidad o Recursos Humanos, es necesario determinar la cifra exacta, la cual, por experiencia propia, podría variar hasta en un 10% como máximo.
Presupuesto de Capacitación
Mantener capacitados y mejorar el desarrollo profesional de los trabajadores del área es indispensable para alcanzar los objetivos planteados.
En este punto, es necesario considerar que las capacitaciones de puestos ejecutivos son generalmente más costosas que los cursos o programas tomados por practicantes o recién egresados.
Considerando ello, los presupuestos de capacitación deben calcularse según un rango porcentual del salario (bruto) de cada trabajador.
Ahora, existen dos tipos de capacitaciones: internas y externas.
En las internas, es la misma empresa la cual invierte horas hombre (por ejemplo, del Jefe) para formar a su personal. En cambio, en las externas existe una contratación a terceros (empresas, institutos privados, centros de educación) para la capacitación de sus trabajadores.
Dado que las capacitaciones internas son gratuitas o, mejor dicho, cuestan horas hombre, aquí nos enfocaremos en las externas.
El porcentaje de capacitación (es decir, qué porcentaje del salario del trabajador debería ser referencia para pagarle capacitaciones) depende mucha de cada empresa. Sin embargo, este suele encontrarse en el rango de 3 a 10%.
Por ejemplo, si mi trabajador (digamos al Asistente de Comunicaciones) tiene un salario de $ 1,000 al mes y mi porcentaje de capacitación es 5%, mi inversión mensual en capacitación para este trabajador sería de $ 50. Haciendo el cálculo para todos los trabajadores, tendríamos el siguiente resultado:
- Jefe de Comunicaciones: $ 110
- Asistente de Comunicaciones: $ 50
- Practicante de Comunicaciones: $ 15
Ahora, esta es una inversión mensual. Para calcular el costo anual total, debemos multiplicar la suma por 12. En este caso, sería $ 175 por 12, lo cual nos da $ 2,100 de presupuesto de capacitación en un año.
Es necesario considerar un par de puntos antes de cerrar este punto: muchas empresas ni siquiera invierten en capacitación, por lo que comenzar con presupuestos bajos e ir aumentándolo año tras año a medida que se ven resultados es una buena estrategia.
Por otro lado, este presupuesto debe ejecutarse de acuerdo al criterio del Jefe sobre cómo esta capacitación puede aportar realmente al trabajo del personal en su día a día. Evidentemente, lo ideal es que también exista retroalimentación por parte del trabajador.
Por ejemplo, el Jefe de Comunicaciones podría determinar emplear el presupuesto anual de capacitaciones del Asistente ($ 600) en sólo dos meses y para un curso intensivo relacionado al rubro de la empresa.
Licencias y Software
Un gasto importante a considerar son el uso de licencias. Por ejemplo, la Adobe Suite, la licencia de Windows o el paquete de Office.
Ya que estos gastos son particulares a cada empresa, vamos a establecer una media de $ 3,000 por año como pago total por licencias.
Sistemas de Marketing y Comunicaciones
Desde Sistemas de Gestión de Clientes (CRM) hasta Gestores de E-mail Marketing, los sistemas son parte esencial del trabajo diario en muchas empresas. Aquí podemos contar una gran variedad:
- Sistemas de Gestión de Clientes (CRM)
- Sistemas de Programación de Publicaciones
- Sistemas de Integraciones (Zapier, Integromat)
- Sistemas de Análisis de Competencia
- Sistemas de Acortadores de Enlaces
- Sistemas de Funnels de Venta
- Sistemas de Chats Online
- Sistemas de E-mail Marketing
Por ejemplo, muchas empresas utilizan Zoho como CRM y MailerLite como gestor de mails (es decir, para enviar mails masivos).
En el caso de Zoho CRM, el costo anual por usuario es de $ 144 en su paquete estándar. Si trabajamos con 3 usuarios, esto nos da un total de $ 432.
Para MailerLite, si tenemos entre 5 y 10 mil seguidores, el costo por año es+ de $ 420.
En este caso, el costo total de los sistemas es de $ 852.
Mobiliarios
Muchas veces las compañías contratan el alquiler de computadoras, lo cual se suma al presupuesto de cada área.
Por otro lado, la compra de papeles para imprimir o útiles de oficina también deben ser considerados en este presupuesto. A nivel general, podemos considerar los siguientes mobiliarios:
- Equipos informáticos
- Papelería
- Útiles de oficina
- Mantenimiento de equipos
- Celulares
Para simplificar las cosas, podemos asignar $ 70 mensuales por todos los gastos mobiliarios de cada trabajador. Algunas empresas alquilan equipos a $ 60 o $ 65 al mes, y lo demás sería para gastos extra.
Para esta sección, el costo total sería $ 840.
Publicidad Digital
Supongamos que la empresa es una firma de abogados y necesitan promocionar sus servicios a través de medios digitales (Facebook, Google). Aquí presentamos algunos:
- Facebook Ads
- Instagram Ads
- Google Ads
- Youtube Ads
- Linkedin Ads
- Reddit Ads
- Pinterest Ads
- Twitter Ads
Establecer un presupuesto mensual sin conocer el tamaño de la empresa o cómo es su mercado sería un error. Sin embargo, existe una media de inversión inicial recomendable que es $ 500 al mes.
Muchos proyectos inmobiliarios e incluso negocios locales que necesitan impulsar sus ventas pueden invertir este dinero mientras apunte a un aumento de clientes potenciales y/o reales.
Si traducimos esto a un año, el total es de $ 6,000.+
Prensa y medios tradicionales
Otro gasto común es pagar por apariciones en medios de comunicación. Aquí se incluyen:
- Publicidad en prensa escrita.
- Anuncios en radios de señal abierta.
- Anuncios en revistas.
- Comerciales de televisión.
Esto lo colocaremos como un gasto adicional, dado que muchas empresas crecen comercialmente sin necesidad de pagar por anuncios en periódicos o anuncios en radio.
Un gasto inicial considerable es de $ 10,000 en un año. Recordemos que estos medios son bastante caros.
Activos comunicacionales
En este punto se incluyen todos los servicios contratados que sirven como base para una variedad de procesos comunicacionales (publicidad, imagen, interacción). Por ejemplo:
- Brochure institucional: $ 500
- Sitio web: $ 2,000
- Landing pages: $ 300
- Video institucional: $ 2,500
- Spot institucional: $ 600
Si una empresa es nueva y requiere contratarlos todos, el total sería: $ 5,900.
Conclusiones
En este presupuesto, el total es de $ 78,192.
Es necesario considerar que muchas empresas grandes pueden costear estos montos. De hecho, podría decirse incluso que se encuentra en un promedio.
Otro aspecto a tomar en cuenta es que algunas MYPES y ONG podrían reducir drásticamente este monto al no pagar licencias y software, prescindir de la prensa y medios tradicionales, y delegar la producción de activos comunicacionales a los miembros del área.
Desde una perspectiva general, es necesario que estos presupuestos sean acordes a la situación de la organización. Por ejemplo, una MYPE podría establecer un tope superior de $ 20,000 al año como presupuesto de comunicación.
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