La comunicación asíncrona es aquella que no se produce en tiempo real (por ejemplo, por teléfono, en persona o durante una reunión por videoconferencia en directo).
Por ejemplo, tu compañera de trabajo está ocupada y no puede comprender bien la información que le proporcionas cuando visitas su mesa. En su lugar, te pide que pases a alguna forma de comunicación asincrónica -por ejemplo, correo electrónico- para que pueda recibir, asimilar y responder a tu información en su propio tiempo.
Para entender mejor este tipo de comunicación, vamos a explorar la diferencia entre la comunicación asíncrona y su contraparte, la comunicación sincrónica.
Comunicación Sincrónica vs. Asincróna
Mientras que la comunicación asíncrona no se produce en tiempo real, la comunicación síncrona sí. Esencialmente, con la comunicación sincrónica, usted y su oyente están sincronizados: usted entrega su información y su destinatario la escucha en el momento y responde inmediatamente. Esta forma de comunicación no tiene desfase temporal.
Hay ciertos casos en los que la comunicación sincrónica es una forma de comunicación más útil. Por ejemplo, si tú y tu equipo queréis hacer una lluvia de ideas para una próxima campaña, tiene sentido hacerlo en tiempo real: podéis intercambiar ideas y comunicar vuestras preocupaciones en el momento sin miedo a que haya malentendidos.
Sin embargo, la comunicación sincrónica requiere una planificación previa para garantizar que todos los miembros del equipo puedan asistir a la reunión a una hora determinada, y no siempre es necesario. Tal vez descubras que tu equipo puede realizar una lluvia de ideas productiva a través de una cadena de correos electrónicos, un canal de Slack o un documento de Google. Todas estas formas de comunicación asíncrona permiten que cada miembro del equipo comunique sus ideas cuando lo desee.
Además, la comunicación asíncrona puede permitir a menudo conversaciones mejores y más productivas. Si una compañera me lanza una idea en la cocina una mañana, es probable que me distraiga y no pueda ofrecer la solución más óptima a sus necesidades. En cambio, si encuentro un correo electrónico en mi bandeja de entrada sobre el mismo tema, tengo tiempo para pensar en cómo quiero abordar la situación de forma reflexiva.
Además, la comunicación asíncrona permite registrar una conversación. Si estás trabajando en un proyecto a largo plazo y quieres tomar notas sobre los comentarios de tus compañeros, una conversación asíncrona a través de una cadena de correo electrónico te ayuda a evitar las dificultades de tomar notas en las reuniones.
Por último, la comunicación asíncrona suele ser fundamental para los trabajadores a distancia. Por ejemplo, mi compañero de trabajo trabaja a distancia en Missouri. A menudo no puedo «pasarme por su mesa» para mantener una conversación rápida, sino que nos comunicamos a través de canales asíncronos, como el correo electrónico o Slack. Estas conversaciones asíncronas son fundamentales porque ella y yo trabajamos en zonas horarias diferentes.
Para entender bien la comunicación asíncrona, vamos a ver algunos ejemplos.
Ejemplos de Comunicación Asíncrona
Existen múltiples formas de comunicación asíncrona. Ya hemos mencionado al correo electrónico, pero también existen plataformas como Slack, Chanty o Glip para lograr una mensajería instantánea alternativa. Si su empresa publica actualizaciones en una wiki interna o en un tablón de mensajes compartido, esas actualizaciones y los comentarios que se producen son también un ejemplo de comunicación asíncrona.
Además, puedes utilizar una herramienta de vídeo asíncrona, como Loom o Soapbox, para comunicarte con tu equipo. Si una parte de tu equipo es remota y trabaja en diferentes zonas horarias, una herramienta de vídeo asíncrona puede ser vital para aumentar la productividad general y la colaboración en tu equipo. Una herramienta de vídeo asíncrono te permite grabar tu mensaje y luego enviarlo a tus compañeros para que lo consuman en su propio tiempo.
El uso de una herramienta de vídeo asíncrono tiene algunas ventajas: por ejemplo, el vídeo asíncrono te permite evitar los problemas de encontrar una fecha y hora que funcionen para los asistentes a cada reunión. Si tu equipo trabaja en diferentes zonas horarias, esto es especialmente importante.
Además, el vídeo asíncrono le permite elaborar una presentación bien planificada: herramientas como Loom y Soapbox le permiten incluso dividir la pantalla, de modo que puede proporcionar imágenes mientras habla. Al grabar un mensaje con antelación, puedes asegurarte de que es el mensaje que quieres enviar. Si hablara en persona, podría olvidar los puntos clave o distraerse con las preguntas de sus colegas.
Lo mejor de todo es que, al enviar a tu equipo un vídeo pregrabado, das a cada colaborador el tiempo y el espacio necesarios para digerir la información por su cuenta antes de dar una respuesta. Si la información es densa, los compañeros de trabajo pueden incluso volver a ver el vídeo para aclararlo.
Beneficios de la Comunicación Asincróna
Esta comunicación tiene los siguientes beneficios:
- El trabajo asíncrono aumenta la eficiencia, es menos estresante y más susceptible de ser escalado. Los beneficios tanto para el empleado como para el empleador son numerosos.
- Aumenta la productividad. El trabajo asíncrono es un concepto sencillo: Haz todo lo que puedas con lo que tienes, documenta todo, transfiere la propiedad del proyecto a la siguiente persona, y luego empieza a trabajar en otra cosa.
- Proporciona autonomía, poder y agencia. En una empresa asíncrona, los miembros del equipo tienen autonomía para hacer avanzar los proyectos en el horario que les convenga.
- Es más inclusivo. Una de las mayores ventajas del trabajo asíncrono es que elimina por completo el obstáculo de las zonas horarias.
- Alivia el estrés y favorece la salud mental. El trabajo a distancia es mucho mejor para tu salud mental y tu cordura que otros entornos, y es porque te obliga a trabajar de forma asíncrona.
- Un beneficio no reconocido del trabajo asíncrono es la reducción de la tensión. Cuando toda la empresa funciona sabiendo que cualquier miembro del equipo puede estar desconectado en cualquier momento y por cualquier motivo, no se espera que uno responda al instante a una consulta. Esto crea un entorno en el que se prioriza su salud mental, lo que permite a los miembros del equipo establecer límites y les libera de un asalto perpetuo de notificaciones y juicios.
Como sociedad, nos estamos acercando a un punto de inflexión en el que la gente está al límite de cuántos mensajes, o correos electrónicos, o pings aparentemente urgentes pueden manejar mientras hacen bien su trabajo. Puede que estemos un poco adelantados en esto, pero mi esperanza es que la industria en general adopte la comunicación asíncrona y permita a su gente más tiempo para hacer realmente el
Herramientas de Comunicación Asincróna
Las herramientas asíncronas son útiles tanto para personas que se encuentren las personas, tanto si están al final del pasillo como si están a zonas horarias de distancia.
1. Google Drive
Google Drive es un excelente ejemplo de comunicación asíncrona. Te permite trabajar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más, todo ello en tiempos y lugares distintos. Es la herramienta perfecta para editar documentos y dejar comentarios para que otros miembros del equipo los aborden en otro momento.
2. Slack
Otra popular herramienta de comunicación asíncrona es la aplicación de mensajería Slack. Slack toma las conversaciones que tradicionalmente se hacían a través del correo electrónico y las traslada a un servicio de mensajería. Puedes crear diferentes canales para diferentes equipos o temas y responder a los mensajes en tu propio horario.
3. Loom
Utiliza Loom cuando una descripción de texto no sea suficiente. La grabación de la pantalla hace que sea más fácil explicar tus puntos y dar indicaciones a otros que no están contigo en persona. También se integra con Slack para una experiencia de intercambio aún más sencilla.
4. Tettra
Tettra es una base de conocimientos interna que cuenta con flujos de trabajo inteligentes que te permiten responder a preguntas repetitivas. Es un lugar donde puedes centralizar los recursos de tu equipo y buscar y encontrar eficazmente el contenido que buscas. Además, se integra con otras herramientas que utiliza tu equipo como Google Docs, Dropbox y GitHub, entre otras.
5. Slab
Slab es un centro de conocimiento donde puedes encontrar información sobre tu empresa, equipos y proyectos. Puedes buscar respuestas en todas las herramientas e integraciones de tu empresa, y editar archivos en tiempo real con otros usuarios. El conocimiento se puede subir a carpetas específicas para que otros compañeros de equipo puedan acceder a él cuando lo necesiten, lo que lo convierte en una herramienta esencial para la comunicación asíncrona.
6. Asana
Los sistemas de gestión de proyectos como Asana son igual de útiles para la comunicación asíncrona. Con Asana, construyes proyectos y plazos que se asignan a los compañeros de equipo para que trabajen en ellos. Los compañeros de equipo pueden comunicarse a su propio ritmo en los tableros de proyectos para hacer su trabajo de la manera más efectiva.
7. Monday.com
Monday.com es un centro de trabajo virtual que ayuda a los equipos a comunicarse de forma asíncrona y a colaborar eficazmente. Proporciona visibilidad en todas las áreas de un proyecto y se integra con otras herramientas que tu equipo utiliza a diario. Además, te ofrece la posibilidad de automatizar los procesos rutinarios para que los equipos puedan centrarse en el trabajo más exigente.
8. Twist
Twist es una aplicación de comunicación de equipos remotos que combina el correo electrónico y el chat en una sola plataforma. Ofrece una plataforma de comunicación más tranquila, organizada y eficiente que permite a los empleados desconectarse para hacer un trabajo profundo y conectarse cuando tienen tiempo.
Twist organiza las conversaciones para que los usuarios elijan cuándo volver a conectarse con los miembros de su equipo. Esto les permite participar en un trabajo profundo y concentrado sin interrupciones. Dado el cambio hacia el trabajo a distancia en respuesta a COVID-19, Twist está creciendo rápidamente y hoy en día es utilizado por más de 270.000 personas en todo el mundo (el 91% de los usuarios de Twist son equipos remotos).
La comunicación asíncrona es a menudo crítica para asegurar que cada colega sea capaz de elegir cuándo y dónde recibir la información que usted quiere proporcionar – e igualmente equipado para elegir cuándo, dónde y cómo quieren responder. En el acelerado mundo actual, permitir una comunicación más asíncrona es una buena idea para garantizar que los mensajes no se pierdan en la traducción.
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