La comunicación síncrona es aquella que tiene lugar en tiempo real entre dos o más partes. En pocas palabras, una comunicación sincrónica es un intercambio interactivo, «en vivo», entre personas. Si alguna vez ha asistido a una teleconferencia (o a cualquier llamada telefónica) o a una videoconferencia, has participado en una comunicación sincrónica.
La naturaleza de cualquier tipo de comunicación sincrónica requiere una respuesta inmediata.
En un entorno de oficina física, la comunicación sincrónica es habitual, ya sea una charla en el refrigerador o una reunión de equipo el lunes por la mañana. Sin embargo, en un entorno de trabajo cada vez más remoto, la comunicación sincrónica ha pasado a un segundo plano. Esto se debe a que, cuando los equipos trabajan en función de sus propios horarios, por no hablar de las diferentes zonas horarias, las comunicaciones sincrónicas son más difíciles de llevar a cabo.
Ventajas de la Comunicación Síncrona
Las empresas que adoptan una cultura sincrónica pueden ver los beneficios de un equipo unido y eficaz.
Hay tipos de comunicaciones o reuniones que requieren un enfoque más sincrónico. La inmediatez de las herramientas de comunicación o colaboración son necesarias para llevar a cabo las siguientes formas de comunicación:
Lluvia de ideas (Brainstorming)
El popular método de reuniones de las sesiones de brainstorming probablemente no tendría el mismo impacto si se realizara de forma asíncrona. La naturaleza de una tormenta de ideas suele ser rápida e incluye ideas e inspiración sin censura con aportaciones creativas que se requieren como un evento único y fuera de contexto.
Eventos de Team Building
Probablemente no hace falta decir que la creación de equipos requiere una vinculación cara a cara y en tiempo real. Es mucho más difícil establecer una conexión humana genuina con un desconocido a través de aplicaciones de mensajería instantánea, por lo que las empresas que quieran llevar a cabo actividades de creación de equipos tendrán que encontrar una forma de realizar sesiones sincrónicas, idealmente a través de un videochat (si no es posible una reunión en persona).
Debates sobre proyectos complejos
Las tareas y proyectos complejos, así como las sesiones de retroalimentación sensibles o las reuniones urgentes de crisis, deben tener lugar en tiempo real. Los mensajes de texto escritos con retraso se prestan a interpretaciones y errores de comunicación, por lo que, para la formación compleja, las sesiones informativas y la delegación de tareas, las videoconferencias son lo mejor para mantener la compenetración y evitar confusiones.
Sesiones individuales
La naturaleza de una sesión individual requiere una comunicación en tiempo real e, idealmente, un intercambio cara a cara para favorecer las conexiones interpersonales entre colegas.
Incorporación a distancia
En el caso de la incorporación remota, ya sea la incorporación de socios, clientes o empleados, no hay que despreciar la importancia del tiempo presencial. Las sesiones de formación también se imparten mejor a través de videollamadas en directo, idealmente con un elemento de pantalla compartida para la elaboración de tareas complejas. Tener una persona física con la que conectar es especialmente importante en caso de que el participante tenga preguntas o se sienta aislado o excluido de su nuevo equipo.
Desventajas de la comunicación síncrona
Si bien las comunicaciones sincrónicas tienen grandes atributos, hay algunas características desfavorables que podrían presentar desafíos para usted y su equipo.
Desafía la concentración
Aunque a la mayoría de la gente le resulta mucho más fácil hablar en tiempo real, esto puede perturbar la concentración de una persona. Si estás trabajando en algo, con un plazo de entrega urgente, probablemente no vas a prestar el 100% de tu atención a la persona que está en tu mesa o que te envía un mensaje por Slack. Puede que incluso busques la solución más rápida disponible para poder volver a tu trabajo. La calidad de esta conversación se ve entonces muy disminuida.
Es complicado con las zonas horarias
Para muchos equipos remotos de diferentes partes del mundo, es muy difícil trabajar de forma síncrona debido a la diferencia horaria.
Buenas prácticas de comunicación síncrona
Trabajar en un equipo presencial tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Una cultura sincrónica puede ayudar en aspectos como rapidez y la eficiencia. He aquí algunas formas en que las organizaciones pueden sacar el máximo partido a las comunicaciones sincrónicas en el espacio de trabajo virtual.
Conseguir el equilibrio adecuado
Las comunicaciones sincrónicas y asíncronas tienen diferencias significativas, pero no deben funcionar de forma aislada. Mientras que las sesiones de brainstorming, por ejemplo, son mucho más efectivas como enfoque sincrónico, aquellos que necesiten realizar un trabajo profundo a diario tendrán que adoptar también un enfoque asincrónico. Esto significa que los responsables de la empresa y los jefes de equipo deben encontrar la combinación adecuada, estableciendo tiempos muertos para el trabajo ininterrumpido y reuniones presenciales, respectivamente, según las necesidades de sus equipos.
Utilizar las herramientas adecuadas
Alcanzar ese equilibrio perfecto también significa que necesitarás una pila tecnológica que permita tanto los intercambios asíncronos como el discurso sincrónico diario. Las herramientas de gestión de proyectos, como Monday.com, y las que ayudan a automatizar y gestionar los flujos de trabajo, como Process.st, pueden ayudar considerablemente a la productividad entre equipos. Esto, combinado con el software de videoconferencia y las aplicaciones de mensajería instantánea, permite a los equipos elegir el método de comunicación adecuado para las tareas diarias, reduciendo las distracciones pero también obteniendo un valioso tiempo cara a cara cuando lo necesitan.
Establecer y respetar los límites
Establecer reglas de buenas prácticas para la participación del equipo puede ser beneficioso para ayudar a maximizar la productividad y mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Las herramientas de comunicación, como RingCentral, permiten a los usuarios establecer su presencia y actualizaciones de estado, actuando como una gran manera de hacer saber a sus colegas si están disponibles. Los jefes de equipo pueden fomentar una cultura de apertura y flexibilidad asegurándose de que los empleados se sientan cómodos pidiendo a sus compañeros un poco de tiempo de concentración.
Ten en cuenta las diferentes zonas horarias
Los equipos remotos deben prestar especial atención a las zonas horarias locales de sus colegas. Pedir al personal que desactive las notificaciones fuera de las horas de oficina puede ayudar a fomentar un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida privada y a mitigar el estrés. Aun así, es bueno tener en cuenta la hora local a la que llegarán los mensajes. Naturalmente, es mejor evitar las reuniones en tiempo real hasta que se pueda negociar una hora que funcione para los participantes en distintas zonas horarias.
Fomente las actividades para evitar el aislamiento
Dado que el aislamiento se cita como uno de los principales retos para los trabajadores remotos, la comunicación sincrónica puede convertirse en un aspecto clave para ayudar a mitigar la soledad. Además de las reuniones periódicas por vídeo, los jefes de equipo pueden organizar sesiones virtuales de creación de equipos, como noches de juegos virtuales o mañanas de café en equipo al azar, para fomentar un mayor sentimiento de unidad. El hecho de salir del trabajo diario, hablar de las aficiones o simplemente conocerse mejor puede ayudar a los miembros dispares del equipo a sentirse más conectados con él.
Diferencia entre comunicación síncrona y asíncrona
La comunicación asíncrona significa que los participantes del discurso no tienen que responder inmediatamente. Con las comunicaciones síncronas, las conversaciones se producen de forma instantánea en lugar de los fragmentos de conversación fragmentados del correo electrónico o el chat en línea.
La transmisión asíncrona puede tener lugar a través de canales de comunicación como los mensajes en Slack, los intercambios de correo electrónico o la mensajería a través de una herramienta de gestión de proyectos como Trello o Asana. Las comunicaciones sincrónicas pueden adoptar la forma de una reunión por vídeo o una llamada telefónica a un colega en un dispositivo móvil.
Esencialmente, en las comunicaciones sincrónicas, los participantes están presentes y se espera que respondan casi al instante, mientras que, con las comunicaciones asincrónicas, tienen un poco de tiempo para abordar su correspondencia y elaborar una respuesta.
Ejemplos de comunicación síncrona
Te presentamos los siguientes ejemplos:
- Reunión en persona
- Llamada telefónica
- Videoconferencia (por ejemplo, a través de Zoom, WebEx, Slack, etc.)
- Hacer una pregunta rápida al compañero de equipo del otro lado de la mesa
- Conversaciones en la pausa del café
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